Período enero-diciembre 2022
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Implementación de un software para la gestión
administrativa de procesos de evaluación en la Unidad
Educativa “Semillas de Vida”
Implementation of software for the administrative management of
evaluation processes in the “Semillas de Vida” Educational Unit
• Fecha de recepción: 2022-01-19 • Fecha de aceptación: 2022-03-15 • Fecha de publicación: 2022-04-10
Maritza Elisabeth Espinosa Bravo
1
, Marcelo Jesús Quimbita Quimbita
2
, Klever Vicente
Osorio Suarez
3
, Verónica Maribel Medina Ayala
4
1
Instituto Superior Tecnológico Vicente León, Latacunga, Ecuador
maritzaespinosa1983@gmail.com
ORCID: 0000-0003-3230-341X
2
Instituto Superior Tecnológico Vicente León, Latacunga, Ecuador
jquimbita@gmail.com
ORCID: 0009-0003-7078-439X
3
Instituto Superior Tecnológico Vicente León, Latacunga, Ecuador
ORCID: 0000-0003-0017-2200X
4
Instituto Superior Tecnológico Vicente León, Latacunga, Ecuador
maribelmedinaayala@gamil.com
ORCID: 0000-0003-3062-3447
Resumen
La presente investigación tiene como objetivo la implementación de un software para la
automatización del control de notas en la Unidad Educativa “Semillas de Vida” de la ciudad
de Latacunga en el año 2021. Este interés surge de la problemática de no poseer una
herramienta software y se optimice los procesos. El objetivo de la investigación es
implementar un software para la automatización del control de notas en la Unidad Educativa
“Semillas de Vida” de la ciudad de Latacunga en el año 2021. Para esto, se aplicó la
investigación descriptiva mediante la ejecución de la técnica de la encuesta a 16 docentes,
con el propósito de identificar las características del objeto de estudio. Como resultado se
ratificó la factibilidad de realizar esta investigación, pues permitirá alcanzar adecuadamente
el objetivo principal de automatización los procesos, generando un impacto positivo al
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personal administrativo y docente. Además, centralizará en un solo lugar la información,
acceder a informes o boletines actualizados desde cualquier lugar y aportará con el medio
ambiente al reemplazar el uso de papel dentro de la Unidad Educativa.
Palabras Claves: automatización, framework, metodología, registro de calificaciones,
Scrum, software.
Abstract
The objective of this research is to implement a software for the automation of the control of
notes in the Educational Unit "Semillas de Vida" in the city of Latacunga in the year 2021.
This interest arises from the problem of not having a software tool and processes are
optimized. The objective of the research is to implement a software for the automation of the
control of grades in the Educational Unit "Semillas de Vida" of the city of Latacunga in the
year 2021. For this, descriptive research was applied through the execution of the technique
of the survey of 16 teachers, with the purpose of identifying the characteristics of the object
of study. As a result, the feasibility of carrying out this research was ratified, since it will
allow the main objective of automating the processes to be adequately achieved, generating
a positive impact on the administrative and teaching staff. In addition, it will centralize the
information in one place, access updated reports or bulletins from anywhere and will
contribute to the environment by replacing the use of paper within the Educational Unit.
Palabras Claves: Automation, framework, methodology, qualification record, Scrum,
software.
Introducción
A nivel mundial, la Tecnología de la Información y Comunicación (TIC), han permito que
exista una cercanía entre personas y ha facilitado procesos especialmente tecnológicos entre
instituciones públicas y privadas (Paredes, 2020). El Ecuador al ser un país en vías de
desarrollo, está creciendo en esta área, por lo tanto, cada institución educativa,
principalmente, necesita herramientas informáticas que sirvan de apoyo para las tareas
cotidianas que realizan los docentes y personal administrativo y padres de familia, facilitando
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y compartiendo información como por ejemplo la planificación de las asignaturas,
organización, control o registro de notas, estructuración de contenidos entre otros,
permitiendo de esta manera optimizar los tiempos con procesos automatizados. (Rojas et al.,
2020), (Rodríguez et al., 2020)
Lamentablemente, no todas las instituciones educativas cuentan con las herramientas
informáticas que permitan automatizar sus procesos, este es el caso de la Unidad Educativa
“Semillas de Vida” ubicada en la ciudad de Latacunga, provincia de Cotopaxi, que no cuenta
con este apoyo informático, obstaculizando así, los reportes de asistencia, registro de
calificaciones, promociones entre otros. Actualmente esta actividad la realizan de forma
manual, generando malestar en docentes y padres de familia que deben esperar un tiempo
considerable para ver el resultado de sus calificaciones. (Cañarte & Morán, 2021),
(Masaquiza et al., 2020)
Es por ello que la implementación de un software para la automatización de
calificaciones es una alternativa importante en este plantel educativo, permitiendo así, un
crecimiento y mejora a través de las TIC, con esto se conseguirá un buen desempeño tanto
administrativo como en calidad de docencia. (Alarcón et al., 2020), (Balla & López, 2018)
En el Ecuador es importante que la tecnología avance y mucho más en el área de la
educación, según investigaciones que se realizaron en la ciudad de Guayaquil se encontró
que, según Bohórquez (2020), el diseño de software de Gestión Académica para la Escuela
Gabriel García Moreno de la ciudad de Guayaquil:
Diseñar un software que permita llevar la gestión académica de la escuela Gabriel
García Moreno, utilizaron métodos cuantitativos y cualitativos, mediante
investigaciones exploratorias, descriptivas y correlacionales, determinando como
variables el mejorar los procesos académicos de los docentes y el sistema de gestión.
Lo que dejó claro que la urgencia de esta solución con un 95% entre las personas
encuestadas que consideraban que hacía falta automatizar procesos, el software cubre
las necesidades que requiere la escuela en cuanto al registro de estudiantes,
calificaciones, matriculas, y más aún una vez implementado brindará un mejor
servicio la Unidad Educativa y obtendrá comunicación optima entre docente –
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representante. Adicionalmente Contribuye con el medio ambiente, haciendo ahorro
del uso de papel.
Además, es importante mencionar que el diseño del Software que se implementará
en la Unidad Educativa Semillas de Vida aportará a una optimización del control de notas y
registro de asistencia de sus alumnos. (Cuadrado et al., 2020), (Cabrera et al., 2019)
Pilpe (2018) estable que: “el Software de Control de Calificaciones, se refiere al
sistema que utilizan las personas responsables de la gestión de la información de una
institución educativa, los datos pueden ser matriculas, asignación de profesores, materias,
paralelos, calificaciones entre otros. El software también utiliza diferentes mecanismos para
el acceso a la información mediante la asignación de roles de usuario”.
Por otro lado, en la investigación realizada por Pozo (2020) en la escuela Santa
Teresita de la Providencia se registra el diseño de un software para el registro y control de
notas, permitió la optimización de recursos tecnológicos, para el ingreso y control de notas
de los estudiantes de la institución; para lo cual la metodología tiene un enfoque netamente
cuantitativo puesto que se utilizó cuestionarios con escala de Likert, así mismo se desarrolla
como investigación bibliográfica y de campo a nivel descriptiva. (Vélez, 2020)
Cada proyecto de investigación y desarrollo de sistemas implica que las instituciones
educativas están evolucionando al uso de las TIC como mecanismo de automatización de
procesos manuales:
Un sistema escolástico es una herramienta de software destinada a gestionar
procesos académicos y facilitar control de las calificaciones de los estudiantes. Este
sistema debe llevar la información de los cursos, estudiantes, materias, los distintos
componentes de las calificaciones, asistencias, docentes y demás componentes que
debe estar disponibles para sus usuarios y otros sistemas que podría requerirlo.
(Rodríguez, Capillo, 2003), (Parra et al., 2021)
Es así como se establece que todo proceso de automatización genera un impacto
positivo en la agilidad de respuesta y soluciones tanto a nivel administrativo como ambiental
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reduciendo sustancialmente el uso de papel y evitando la contaminación. (Mendoza et al.,
2018)
La metodología aplicada en cada uno de los trabajos de investigación es de tipo
exploratorio, cuantitativo mediante la aplicación de encuestas por tal motivo la presente
investigación será aplicada de igual manera permitiendo evidenciar la factibilidad de realizar
el presente proyecto de investigación y de aplicación del software para el control y
automatización de notas en la Unidad Educativa Semillas de Vida. (Guanoluisa, 2019),
(Molina, 2018)
Por otro lado, el internet inició un cambio y transición fundamental en el mundo de
la computación, pues todas las empresas públicas y privadas se beneficiaron de la rapidez de
la información que ésta generaba, sin barreras geográficas y de comunicación, así mismo no
se puede descartar que también funcionó en el campo de la publicidad. (Gálvez et al., 2021),
(Galarza et al., 2019)
Es necesario puntualizar que la utilización de la tecnología web permite abrir
fronteras y facilita la interacción en todos los sectores, mejora la productividad y optimiza
(Saldaña et al., 2020). Según Cobo (2005) en su libro PHP y MYSQL Tecnologías para el
desarrollo de aplicaciones web menciona que: “aunque el servicio web es actualmente el
servicio más conocido y utilizado de la red internet como los servicios de noticias (news),
gopher, servicios de búsqueda de archivos (Archie), servicios de localización… En los
últimos años también están teniendo mucho auge las aplicaciones P2P”.
Con esta investigación se pretende contribuir con la arquitectura cliente – servidor,
que será desarrollado en el lenguaje de programación PHP, que se encargará del manejo de
una base de datos MySQL. Se implementará un servidor de base de datos y una red
informática local para el acceso de los usuarios. (Fontalvo & De La Hoz, 2018)
El software se encargará de la gestión de información personal de alumnos y docentes
y personal administrativo; matriculación, gestión de pensiones y comprobantes, registro de
calificaciones y promociones; roles de pago de docentes y personal administrativo. Se
proyecta el diseño de hardware y software que garantice la mitigación de riesgos
informáticos, como pérdidas de información y datos en base a respaldos físicos y sistemas de
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energía ininterrumpida. (Morales & González, 2019), (Soledispa, 2018)
Metodología
En lo que respecta al método y apoyados en la clasificación (Bernal, 2006) sobre los tipos
de investigación, este estudio se aborda como estudio descriptivo porque se buscó investigar
las características y relaciones interpersonales que existe entre los docentes, los estudiantes
y los padres de familia de la Unidad Educativa Semillitas de Vida, además se aplicó una
encuesta como parte del enfoque cuantitativo que se manejó en esta investigación, con el
propósito de recolectar los datos para la tabulación de los mismos. El universo de esta
investigación fueron los 16 docentes que pertenecen a este plantel, aunque es un número
pequeño, pero, por tal razón se consideró una muestra aleatoria simple como objeto de
estudio y así cumplir con el proceso metodológico de la investigación de campo.
Análisis de Resultados
Pregunta 1. Cree usted que es necesario que los padres de familia tengan conocimiento de
los promedios de sus representados mediante internet de un total de 16 encuestados el 81,3%
responde de manera afirmativa, mientras que el 18,8% responde de forma negativa, como se
puede evidenciar en la Figura 1. Por lo que se evidencia que si es necesario que los padres de
familia conozcan los promedios de sus representados.
Figura 1
Importancia de los Promedios en un Sistema Informático
Nota. Resultados de la encuesta en la pregunta 1.
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Pregunta 2. La Unidad Educativa cuenta con un sistema para el control de notas, de un total
de 16 encuestados el 62,5% responde que no cuenta con un sistema de control de notas,
mientras que el 37,5% responde que sí, como se puede evidenciar en la Figura 2. Lo que
demuestra que la Unidad Educativa no cuenta con un sistema real de control de notas.
Figura 2
Sistema de Gestión de Notas
Nota. Resultados de la encuesta en la pregunta 2.
Pregunta 3. Actualmente como se lleva el proceso de ingreso y entrega de notas, de un total
de 16 encuestados el 100% afirma que lo hace a través de archivos en Excel, como se puede
evidenciar en la Figura 3 esto permite conocer que la Unidad Educativa no cuenta con un
sistema real de control de notas y que se lo realiza mediante las herramientas ofimáticas.
Figura 3
Proceso de Ingreso y Entrega de Notas
Nota. Resultados de la encuesta en la pregunta 3.
Pregunta 4. Cree usted que sería útil la implementación del sistema para el control de notas
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mediante internet, de un total de 16 encuestados el 81,3% responde que sí, 12,5% responde
que tal vez y el restante 6,2% indica que no, como se puede evidenciar en la Figura 4. Estos
resultados demuestran que si existe la necesidad de implementar un sistema de control de
notas real.
Figura 4
Implementación de un Sistema para el Control de Notas
Nota. Resultados de la encuesta en la pregunta 4.
Pregunta 5. Actualmente cuanto tiempo se toma en el ingreso y entrega de notas a la
institución, de un total de 16 encuestados en su mayoría indica que tienen un cronograma con
fechas establecidas para la presentación e ingreso de calificaciones, como se puede evidenciar
en la Figura 5. Esto demuestra que las calificaciones son ingresados o alimentados de manera
paulatina y en partes lo que evidencia que no existe un reporte general mientras no se tenga
la totalidad de las calificaciones.
Figura 5
Tiempo Destinado para la Entrega de Notas
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Nota. Resultados de la encuesta en la pregunta 5.
Pregunta 6. Cree usted que con la implementación del sistema de control de notas se evitará
errores en el cómputo de promedios generales, de un total de 16 encuestados el 87,5%
responde afirmativamente, mientras que el 12,5% responde que no, como se puede evidenciar
en la Figura 6. Este resultado demuestra que al cumplirse el cronograma de ingreso de notas
se tiene errores en el cálculo de promedios.
Figura 6
Sistema de Control de Notas Disminuye Errores
Nota. Resultados de la encuesta en la pregunta 6.
Pregunta 7. Considera fundamental la automatización de procesos mediante la
implementación de sistemas al que puede acceder desde cualquier sitio o dispositivo, de un
total de 16 encuestados el 93,8% responde que sí y el 6,2% responden que no, como se puede
evidenciar en la Figura 7. Que evidenciado y de manera categórica que la Unidad Educativa
12%
12%
25%
13%
25%
13%
2 horas por materia 4 horas
1 semana 3 semanas
Existe un cronograma Fechas establecidas
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Semillas de Vida requiere de la implementación de un software de automatización.
Figura 7
Automatización en el Sistema
Nota. Resultados de la encuesta en la pregunta 7.
Con resultado final y concluyente se afirma que la Unidad Educativa Semillas de Vida si
requiere de manera inmediata la implementación de un software de control de notas, ya que
el uso de herramientas ofimáticas (Excel) así como el planificar un cronograma de ingreso
de promedios no asegura que se tenga 100% de confiabilidad de la información ya que se
evidencia que existen problemas de cómputo de la información.
Parte de la metodología de investigación realizada se concluye que el desarrollo de este
software permitirá agilizar los procesos que se llevan de manera manual.
Discusión
En los resutados obtenidos evidenciar que el sistema informático permitirá dar soluciones
rápidas a los requerimientos de directores, supervisores, docentes y padres de familia, quienes
podrán realizar sus peticiones vía internet o a través del personal de la institución, en forma
inmediata, sin tener que depender de archivos físicos. Además, permitirá disponer de
múltiples puntos para el acceso de información al sistema, esto coincide con lo que establece
Bohórquez, en su investigacion, la construccion de un sistema facilita y obtimiza el ingreso
y obtendrá comunicación optima entre docente – representante, además contribuye con el
medio ambiente, haciendo ahorro del uso de papel.
Por otro lado, la adopción de una herramienta o software permitirá suplir todas estas
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necesidades, y será desarrollado mediante procesos de ingeniería SCRUM y UML (Lenguaje
unificado de modelación). Hay que tomar en cuenta que la gestión financiera de la Unidad
Educativa con el procesamiento eficiente permitir a los usuarios acceder a reportes de
acuerdo su nivel y función dentro de la institución.
Como resultado se observa que un adecuado software ayudará a los docentes y padres de
familia a tener una información pronta y de fácil acceso. Lo que concuerda con Rodríguez y
Capillo, los resultados la implementación de un software que agilice el ingreso de notas
mejorando la calidad de servicio que brinda la institución. Cada proyecto de investigación y
desarrollo de sistemas implica que las instituciones educativas están evolucionando al uso de
las TICS como mecanismo de automatización de procesos manuales, generando un impacto
positivo en la agilidad de respuesta y soluciones tanto a nivel administrativo como ambiental
reduciendo sustancialmente el uso de papel y evitando la contaminación.
En investigaciones realizadas por Cobo, se establece que: “la tecnología web permite abrir
fronteras y facilita la interacción en todos los sectores, mejora la productividad y optimiza”
(2005). En relación a los resultados obtenidos en la investigación se evidencia que el 93,8%
es de los sujetos de estudio están de acuerdo con la automatización de los procesos,
permitiendo mejorar el tiempo de respuesta para la generación de documentos
administrativos.
Conclusiones
La optimización del registro de notas es fundamental en todo establecimiento educativo,
porque va desde la automatización de la gestión de calificaciones, a la contribución al
ecosistema, al disminuir el impacto ambiental que produce el uso de papel. La parte
administrativa también tiene un beneficio ya que mejora los tiempos de respuesta en la
generación de informes como son los boletines, registro de asistencias, promociones entre
otros.
Para que exista la factibilidad en esta investigación, se realizó un levantamiento de
requerimientos con la ayuda de las autoridades que, junto al personal administrativo, se
verificó el reglamento de la institución de cómo se llevan las notas.
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Para la solución tecnológica, se basó en Aplicación web, php Codeigniter 3, el ambiente de
desarrollo se lo hizo en Xampp de manera local para luego ya cargarlo en un servidor
dedicado VPS.
El modelado de la base de datos se los hizo en Wokbench (Mariabd), una vez lista la base de
datos se procedió a levantar el entorno de desarrollo en Codeigniter 3 con la plantilla Table
Template.
Finalmente, con este software, los padres de familia podrán acceder desde cualquier lugar al
registro de sus hijos, solamente el único requisito es que debe contar con un navegador web
y conexión a internet.
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